办公小技巧:定时提醒不慌张 Excel制作智能提醒器

平时工作或学习中总有许多事情需要提醒，比如参加高考的日子、女友的生日、每周例会等。我们可以利用Excel的函数制作实用的智能提醒器，就不用担心忽略这些重要的日子了。

每周例会轻松提醒

公司规定每个月的最后一个周五召开例会，作为行政前台的小王在这个时间都要通知大家参加会议。

首先启动Excel，然后在A2～A13单元格中依次填充输入“2020-1-1”到“2020-12-1”日期，在B2单元格中输入公式“=EOMONTH(A2,0)-MOD(WEEKDAY(EOMONTH(A2,0))+1,7)”，下拉后就可以得到2020年所有月份最后一个周五的时间了（图1）。

小提示：上述公式以A2单元格的日期作为基准，使用EOMONTH(A2,0)求本月最后一天，用WEEKDAY返回周五的数值和使用MOD函数取余数，再用使用这两个值相减得到最后一个周五的日期。

图1 获取2020年所有月份最后一个周五时间

继续在C2单元格中输入公式“=DATE(YEAR(NOW()),MONTH(NOW())+1,0)-MOD(WEEKDAY(DATE(YEAR(NOW()),MONTH(NOW())+1,0),16),7)”，在D2中输入“=TODAY()”，在E2中输入“=IF(C2=D2,"注意：今天通知开会","")”，表示如果开会时间是今天，那么就显示“注意：今天通知开会”字样。

小提示：上述公式使用DATE嵌套YEAR、NOW、MONTH函数求取本月最后一天，同上用WEEKDAY返回周五的数值和使用MOD函数取余数，再用使用这两个值相减得到最后一个周五的日期。因为这里使用了NOW函数，它会在每次打开后自动根据当前月份更改显示数值。

最后选中E2单元格，点击“开始→条件格式→突出显示单元格规则→为包含以下文本的单元格设置格式”，在打开的窗口包含文本中输入“注意：今天通知开会”，设置为“浅红色填充”（图2）。

图2 条件格式设置

这样只要小王每天打开这个文档，提醒时间就会自动更新，每次到了开会时间都会自动进行醒目的提醒（图3）。

另外，这里的智能提醒主要是C2、D2、E2函数，所以大家也可以将这个函数粘贴在每天都必须要打开的文档中，比如公司员工考勤表等文件的最上方，就可以在查看考勤文件的时候进行提醒，而不用担心遗忘了。

图3 智能提醒

重要日子倒计时提醒

为了迎接一些重要的日子，我们经常使用倒计时的方法来进行提示。比如某公司生产线要在2020年4月1号正式投产，现在需要在公司大屏幕上显示一个倒计时提示。对于这类倒计时提示，借助Excel的日期计算函数即可完成。

首先在A2单元格中输入正式投产日期，接着在L17单元格中（可以任选，这里方便居中展示）输入公式“=IF(A2=TODAY(),"今天正式投产！","距离正式投产还有"&A2-TODAY()&"天")”，这样即可在此显示倒计时提示文字（图4）。

小提示：上述公式使用A2单元格中的内容和今天日期相减作为倒计时天数，然后使用“&”将对应的文字相连。最后使用IF进行判断，如果投产日期和当天一致，那么显示“今天正式投产！”，否则显示实际的倒计时天数。

图4 数据设置

为了方便在大屏幕上展示，可以右击A列选择“隐藏”，点击菜单栏中的“视图→去除网格线的勾选”，并将功能区自动隐藏起来，设置合适的字号和字体，将其输出到大屏幕显示即可。因为这里使用了TODAY函数，所以每天打开文档后都会自动计算倒计时天数（图5）。

图5 倒计时展示

如果需要精确倒计时显示到时、分、秒，那么A2单元格的日期格式要设置为“2020/4/1 9:00:00”。同上在L17单元格中输入公式“="距离正式投产还有"&INT(A2-NOW())&"天"&TEXT(A2-NOW()-INT(A2-NOW()),"h时m分s秒")，这样会显示精确的倒计时文字（图6）。

小提示：上述以式使用了“A2-NOW()”的差值作为倒计时显示，完成日期的相减后再使用INT函数取整，这样就会显示天、时、分，秒，最后使用“&”连接相应的字符。

图6 显示精确倒计时

不过NOW函数无法在Excel中自动刷新显示，为了可以一直显示倒计时的时间，需要借助VBA脚本来实现。按住Alt+F11键打开VB编辑窗口，新建一个脚本代码如下（图7）：

Sub aa()

ActiveSheet.Calculate

Application.OnTime Now + TimeValue("00:00:01"), "aa"

End Sub

图7 代码设置

返回Excel窗口，将文件保存为“Excel启用宏的工作簿”。同上取消网格线和功能区自动隐藏，再次打开文件后点击“开发工具→宏→运行名为aa宏”，这个倒计时就会自动刷新显示了（图8）。

图8 精确倒计时显示效果