创建绩效改进计划 (PIP) 的6个步骤

每个经理都必须与未能达到期望的员工抗衡，也许他们的表现下降了，他们被分配了新的任务并且无法处理它们，或者他们处理了自己的任务，但他们的行为对他人造成了破坏。

许多公司转向警告系统，然后在这些情况下终止。然而，这种反应缺乏细微差别，除了施加惩罚威胁来解决问题外，几乎没有什么作用，还有其他方法吗？

确实有替代方案：绩效改进计划。

一、什么是绩效改进计划？

绩效改进计划或PIP是一种框架和策略，旨在指导有绩效或行为问题的员工解决这些问题。这是：

正式文件，而不是非正式协议或讨论。

一组目标和期限，以及具体的改进时间表。

解决问题的框架，无论是成功还是失败。

PIP用于帮助陷入困境的员工重新调整自己，了解他们可能缺少的技能或技巧，并恢复他们在公司的良好地位。在成功解决绩效改进计划后，员工的风险被免除；如果他们未能产生结果，该计划会以其他方式解决问题。

有些人可能会将绩效改进计划视为有理由解雇员工的第一步，通过让他们“受到通知”，这样任何失败都可以被记录下来并用来对付他们。虽然有些公司以这种方式使用它们，但真正的PIP具有“解雇员工的借口”之外的显著好处。此外，由于该国大部分地区都使用随意就业，因此通常不需要这种借口。

相反，绩效改进计划应该被视为一件好事。这是一个成长、培训以及技能和行为协调的机会，而不是迫在眉睫的终止威胁。这表明公司认为员工足够有价值，可以投资并留住他们。

已经证明他们可以处理某些任务但不能处理其他任务的员工可能会被降职但继续留在员工中，他们可以有效但不会造成破坏。其他天赋将他们推向一个方向的人可能会发现，在解决他们的PIP后，他们会被转移到更符合他们能力的部门。事实上，最好的绩效改进计划往往具有“回归常态”和“终止”之外的潜在结果。

创建和实施良好的绩效改进计划是一个六步过程。

第1步：确定PIP是否有保证

如上所述，绩效改进计划旨在成为改进和重新调整业务目标的切实框架，它并不意味着只是即将终止的书面记录。因此，HR需要确定是否需要PIP。

要问的问题可以包括：

1、员工的行为或生产力是否存在问题？有些问题可能没有行为或生产力调整的根本原因，因此无法通过PIP解决。

2、这个问题是新问题，还是在过去的绩效评估中提到过？它持续的时间越长，过去的尝试就越有可能失败，员工也有可能直到现在才知道他们遇到了问题。

3、员工的经理是否致力于帮助员工提高和成功？一位经理对不听反馈的员工感到沮丧，可能无法正确管理PIP。

4、具有切实目标的框架能否帮助改善这种情况？有时，问题超出了员工、经理或企业的控制范围。其他时候，它与PIP无法修复的行为有关。

5、是否忽略了一个可以解释问题的因素？例如，如果员工因病请假并错过重要培训，则可以通过识别并提供缺失的培训而不是PIP或作为PIP的一部分来解决问题。

6、这种行为是否有正当理由？例如，个人、家庭或健康问题可能会导致工作场所出现问题。在这些情况下，通融或理解可能比PIP更有效。

该分析旨在确定问题是否可以通过绩效改进计划得到解决，或者是否只会浪费时间，终止是更好的选择。

此外，PIP永远不应该是一个惊喜，这是员工的正式“最后手段”。在达到这一点之前，他们的经理应该尝试以不同程度的形式与他们合作，以识别、解决和解决他们的问题。

第2步：确定潜在的PIP结果

通常，绩效改进计划的最佳结果是恢复原状。通过该框架，员工应该能够调整他们的行为，以便他们能够完成任务，避免不必要的冲突或粗暴行为，或者以其他方式适应他们的工作要求。然而，这不是PIP唯一可能的结果，也不是唯一的“好”结果。

PIP的“失败”结果显然是终止。如果员工证明他们无法调整自己的行为以适应企业的目标和需求，那么终止雇佣关系是企业的最佳选择。

员工还可以选择对PIP提出异议或拒绝。在某些情况下，这可能会暴露管理失败、另一个团队成员窃取员工工作的荣誉或另一个系统性问题。否则，这可能是拒绝改进或适应并导致终止的标志。

也就是说，另外两个潜在结果对企业和员工都是可行的。

1、第一种选择是降级。员工可能被雇用担任他们真正不适合处理的角色，或者他们的晋升超出了他们的能力。在许多情况下，这样的员工很难找到自己的位置，并可能通过减少他们的角色和责任而在精神和职业方面受益，这种责任与技能水平的重新调整可能会让员工感到沮丧，但这仍然比解雇他们好。

2、第二种选择是转移到另一个部门。例如，可能某位员工在担任销售代表时始终无法实现销售目标，因此被列入PIP。然而，在整个工作过程中，他们发现了对数据分析和后端办公室工作人员的热情，这有助于销售人员取得成功。PIP可以识别这些技能，并导致将员工转移到更适合公司的角色。

关键不一定是为PIP设定目标；它是提供和观察可能的结果。员工还应该知道，PIP不是一个二元的“改进或终止”计划，这为他们提供了更多成功的机会和灵活性。

第3步：构建PIP框架

接下来，是起草PIP协议的时候了。PIP应该：

1、聪明：即具体、可衡量、可实现、相关和有时限。换句话说，目标必须是切实的，实现最后期限，一切都必须是可衡量和可实现的。

2、包括一个空间，用于对问题进行具体描述，包括记录的未能达到预期的实例、需要满足哪些预期以及如何满足。目前，这可以是空白或模板，因为我们通常只是为PIP开发框架。

3、包括有关如何调整行为以进行改进的指导，并提供培训资源和机会以及进行改进所需的其他信息。

4、与监督PIP的经理一起制定签到时间表，以跟踪进度（或缺乏进度）。根据具体情况，该经理可能需要是部门以外的人，以避免利益冲突。

5、必要时列出PIP结果，包括实现这些结果的要求。

PIP不需要是非常长或非常复杂的文档。事实上，场景越复杂，PIP就越不可能适用于解决方案。

第4步：填写并查看PIP以消除偏见

有了模板PIP，你现在可以填写它并使其与有问题的个别员工相关。填写需要改进的领域、改进的目标、时间表、你可以提供帮助的任何资源以及可能产生结果的截止日期。

在就PIP与员工联系之前，应审查该文件以消除对员工的任何潜在偏见。这种“健全性检查”有助于避免以下问题：

怀恨在心的经理设定了不可持续或无法实现的目标。

PIP旨在“解决”无法通过培训解决的问题，例如情绪、健康或其他问题。

在没有获得支持的情况下要求成功的PIP。一个常见的例子是不当入职导致员工不知道他们应该做什么的问题，PIP不是这种情况的理想解决方案。

此外，查看整个工作场所并查看过去曾收到过PIP的人员可能会有所帮助，以寻找可能被解释为歧视性的趋势。虽然情况不应该如此，但当权者总是存在偏见导致问题的风险。

第5步：实施和监控PIP

向员工提出绩效改进计划的会议从来都不是一件有趣的事，但这是必要的第一步。应该强调的是，PIP是积极的，这意味着公司希望给员工一个改进的途径和一个这样做的机会，而不是解雇他们，还应让员工了解PIP中包含的有形目标、愿望和步骤，并为其提供文件副本。

这一次也是坦诚讨论情况的机会。在某些情况下，这可能是员工可以提出他们的案件和证明他们无罪的证据的地方。根据进一步的分析，这可能是PIP被撤回等待进一步调查或调整以考虑新因素的机会。

随着PIP的实施，定期检查以确保员工正在进步，任何问题都得到解答并提供任何资源。毕竟，绩效改进计划旨在促进成功，而不是强制执行失败的后果。

第6步：审查并完成PIP并采取相关行动

随着PIP的进展和接近尾声，必须做出决定。如果员工有所改善，则可以关闭PIP，而他们的档案中不再有任何问题。如果员工表现出改进，但未达到要求的程度，则可能会给予一些回旋余地，可以提供替代的改进途径，或者可以调整员工的职位。当然，如果员工未能改善或退步，可以采取适当的行动，并开始终止程序。

请记住，可以在程序中的任何时候对PIP进行调整。例如，你可能会发现，你衡量的结果实际上不在员工的控制范围内，并且因未能达到这些结果而惩罚他们是不必要的严厉。即使在这种情况下，如果员工在其他方面表现出改进或没有必要改进，PIP也可以作为成功关闭。

关闭PIP后，必须采取适当的措施。如果框架表明唯一有效的回应是解雇，并且员工没有表现出其他选择的论据，那么继续。毕竟，绩效改进计划是以中间词为基础的：改进。

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